テレワーク時代に光るジョブカンの有効性

テレワーク時代に光るジョブカンの有効性

お疲れ様です!株式会社Donutsジョブカン渉外室インターンの井上です。

突然ですが皆さんはリモートで仕事をしたことがありますでしょうか?このようなご時世ですので、ここ数ヶ月でテレワークをする機会はかなり増えたのではないでしょうか?

目次
  1. そもそもテレワークとは?
  2. ジョブカン勤怠管理
  3. ジョブカンワークフロー
  4. ジョブカン経費精算

そもそもテレワークとは?

テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。近年、非常によく耳にするようになったこの言葉ですが、元は政府が「働き方改革」に力を入れ始めたことによって生まれた新たなワークスタイルです。働き方改革は2017年頃から政府が、

1.働き方改革の総合的かつ継続的な推進
2.長時間労働の是正と多様で柔軟な働き方の実現
3.雇用形態にかかわらない公正な待遇の確保

という3つの柱を軸に「働き方」に関する様々な法律について法整備を進めたことにより生じ、このように国が主導となって動き始めたことがきっかけで「働き方改革」という言葉は広く世間に浸透しました。その動きの中心にテレワークがあり、その導入については様々な意見がありましたが、導入する企業は徐々に増えていきました。さらに追い討ちをかけたのが、今、世界を震撼させている新型コロナウイルス感染症の蔓延です。

政府が三密や不要不急の外出を避けることを広く求めたことで、さらに多くの企業でテレワークの実施、推奨が進められました。少し前までは、テレワークの実施に反対する立場を取る人が多くいた印象ですが、近年はテレワークに対して寛容な意見も多く聞かれるようになりました。時事ドットコムが5月に実施した「労働に関する世論調査」では、実に7割の人々がテレワーク拡大に賛同しているという結果が得られました。(https://www.jiji.com/jc/article?k=2020062200067&g=soc)もはやテレワークという働き方は現代において新たな当たり前として認知され始めていると言っても過言ではありません。時代の流れとしてテレワークが推奨されている事は明らかであるため、経営者の方々にはその前提のもとで、企業経営を進めていくための準備を行って頂くことが求められています。

ここでは、その準備に役立たせることができる私たちの会社が運営している「ジョブカン」について私の方から再度紹介させていただきます!

ジョブカンとはバックオフィス業務に必要なほぼ全ての機能を備えているシステムであり、多くの企業に既に採用されています。ジョブカンは勤怠管理、ワークフロー、経費精算、採用管理、労務管理、給与計算の6つの大きな機能から成り立っています。ジョブカン全シリーズオンラインに対応しており、オフィスにあるPC等の通信機器以外でも操作することができるため、わざわざ出社する必要がなくなります。

そのためテレワークを推進している今の時代の流れにぴったりのシステムです。本誌では、上述のジョブカンの6つのシステムのうちの、勤怠管理、ワークフロー、経費精算の説明と、それらがテレワークを求めるこの時代の流れに沿っており、非常に有効的で魅力的であるという点を具体的に紹介していきます!

ジョブカン勤怠管理

まずは、ジョブカン勤怠管理を紹介します。

ジョブカン勤怠管理は10周年を迎えたロングセラーで導入実績は50,000社を超えるクラウド型勤怠管理システム業界No.1のシステムです!

このジョブカン勤怠管理には大きく以下の3つのポイントがあります。

①出勤管理
②シフト管理
③休暇・申請管理

1つ目の出勤管理の大きな利点は、スマートフォンのGPS機能を用いて打刻を行えるということです。一般的な、広く普及している打刻とは異なりGPS機能を用いて打刻を行うことができるので、出社の必要はなく、テレワークの推進に大きく貢献することができます。経営者も手元のPCやタブレットでいつでも社員の出勤状況の確認やそれらのデータのダウンロードを行うことができます。

これらは、2つ目、3つ目のポイントであるシフト管理と休暇申請・管理でも同様のことが言え、シフト管理であれば社員がネットで申請し、管理者がそれを元にシフトを作成し、公開することができ、休暇申請・管理であれば、社員が手元のスマホやタブレット、PCから簡単に申請でき、管理者はその旨の通知が来たらワンクリックで承認・却下することができます。

なお、申請/承認・却下の情報はすぐに反映されるので、常に最新の情報を簡単に見ることができます。テレワークを筆頭に働き方が多様化しているこの社会では勤怠管理は複雑になりつつありますが、ジョブカン勤怠管理はそのような障壁を物ともしないので、この時代にピッタリの勤怠管理システムです!

ジョブカンワークフロー

次に、ジョブカンワークフローを紹介します。

ジョブカンワークフローは導入実績が10,000社を超え、こちらも業界No.1のシステムです!業界最安クラスであるというのがその人気の理由の一つです。ジョブカンワークフローを用いれば申請・承認にかかる時間を従来の約1/3に抑えることができ、また、以下のような希望を満たすことができます。

・従業員が多く、システムの管理コストが膨大だったため、自社でメンテナンスできるシステムを導入したい!
・どこでも申請・承認できるシステムを用いて、会社の意思決定を高速化させたい!
・申請・承認の内部統制を強化したい!
・バックオフィス業務の一元化を図れるシステムを導入したい!

テレワークに賛同できない方の意見の中には、直接会わないとスピーディーに仕事をすることができない、時間がかかってしまう、といった意見があります。

しかしながら、ジョブカンワークフローを用いれば、前述の通り申請・承認にかかる時間を従来の約1/3に抑えることができるため、テレワークを導入しても、オフィスワークの時と同じだけの時間、またはそれより短い時間で仕事を進められることが期待でき、テレワークによる時間のロスをほとんど帳消しにすることが可能です!テレワークが主流となりつつあるこの社会では、是非取り入れたいシステムです!

ジョブカン経費精算

最後にジョブカン経費精算を紹介します。

ジョブカン経費計算は申請・承認・管理等の経理業務をクラウド化します。このシステムは上述のジョブカンワークフロー同様、10,000社に導入されており、『BOXIL SaaS AWARD 2020』を受賞しました!

ジョブカン経費精算を用いると経理業務を従来の約1/10に抑えることができます。このシステムが人気の理由には主に以下の点があります。

・シンプルで使いやすいデザイン
・電子帳簿保存法に完全対応した機能
・業界最安クラス

そして、このシステムのポイントは以下の3つです。

①交通費計算
②仕分けデータ・FBデータの作成
③経路分岐

まず、①交通費計算について述べます。本システムは乗換案内と連携しており、金額を自動計算できるほか、乗換案内で検索された実績や最安値を知ることができます。さらに、鉄道系のICカードの履歴情報を読み込んで交通費明細に反映させることができます。

次に、②仕分けデータ・FBデータの作成について述べます。仕分けデータの作成に関しては、申請内容をもとに自動で仕訳データを生成することが可能です。そのデータをダウンロードし会計ソフトに取り込むだけで、経理処理が完結します。また、FBデータの作成に関しては、経費精算の申請内容を元に、全銀フォーマットのファームバンキングデータを自動で生成します。得られたデータをオンラインで取り込むだけで、振込業務も完結します。

最後に経路分岐について述べます。申請時に入力された項目によって、承認経路を自動的に変更することが可能です。申請する情報を自動的に判断して、画面が切り替わることなくリアルタイムで経路が変更されるため、申請時のミスや申請者の負担を軽減することができます。

このシステムもジョブカンワークフロー同様に、テレワークで行う仕事における時間のロス、無駄を解消します。効率的な作業を可能にし、テレワークへの移行を後押しします!

今回紹介した3つのシステムを採用いただいている企業さんではテレワークが既に広く行われており、テレワーク等といった新たな働き方の浸透に非常に柔軟に対応しておられます。

特に大きな問題として話題となっている「ハンコ出社」に関しては、本誌で紹介したジョブカンを用いればオンラインであっても承認・拒否等を手元の機器で行えるため、わざわざハンコを押すために出社しなければならないという事態を減らすことができます。

今後、法改正等によって電子署名がさらに普及していくと、ジョブカンはさらに多くの方々に必要とされると思います。テレワークという時代の流れに沿っているシステムとして「ジョブカン」をさらに広めていきましょう!

ジョブカン通信 編集部