未経験者ひとりでも、人事労務をデジタル化できる!【株式会社impactTV様の場合】

未経験者ひとりでも、人事労務をデジタル化できる!【株式会社impactTV様の場合】

こんにちは、ジョブカンユーザー会運営担当です!
先日、ジョブカン労務管理のご利用ユーザー様が集い、ジョブカンとユーザー様、また、ユーザー様同士が情報交換を行う「ジョブカン労務管理ユーザー会」を開催しました!

今回は、ジョブカン労務管理を始め、ジョブカンシリーズを幅広く導入いただいている株式会社impactTV様にご登壇いただき、導入前の苦労や、導入前後の変化、実際の活用方法などお話いただきました。

株式会社impactTV様のジョブカン導入前の人事労務管理体制は、下記の通り。

ご担当者様は、労務管理ほぼ未経験の状況で、紙書類の多い人事労務領域をひとりでペーパーレス化・クラウド化されました。

目次
  1. ご担当者様の状況
  2. クラウド化を決意した理由
  3. ジョブカン労務管理の便利ポイント
    1. TODOリストの活用
    2. 在留更新アラート機能
    3. 人事異動履歴
    4. カスタマイズ項目
  4. 電子申請に苦戦、簡便な提出を求めて
  5. ジョブカンシリーズ導入の流れ
  6. 導入後の効果
  7. ジョブカン労務管理ユーザーコミュニティとは

ご担当者様の状況

●労務経験はほぼなく、年末調整も知識なしの状態で11月を迎える
●全て紙ベースの管理、頼れるものは前任者の残した紙資料のみ…
●担当開始1か月足らずで前任者が産休に
●子供のお迎えがあり残業はできない状況

「人事採用経験は多くあったものの、社会保険や月額変更届、算定基礎届等の手続き経験はほぼありませんでした。年末調整に至っては、何をするの?という状態で産休社員の代替要員として入社しました。当時はすべて紙書類で管理しており、給与ソフトにもExcelで計算した勤怠情報を手入力するといった状況でした。また、保育園に通う子供がいたこともあり、定時退社必須、繁忙期でも残業することができないという状況で業務をこなす必要がありました」

クラウド化を決意した理由

●紙書類から情報を探す工数負荷が大きかった
●オフィス統合により、紙書類の保管場所がなくなってしまうことに

全て紙管理していたので、大量の書類の中から必要な情報を探すことに時間がかかっていました。また、一人体制のため、ダブルチェックもできず不安な形で業務を行っていました。社員情報を見るために、自席と人事情報を保管しているキャビネットを往復する日々でしたが、グループ会社とのオフィス統合が決まり、書類の保管場所がなくなってしまうことに…。そこで、ついにクラウド化を決意しました」

ジョブカン労務管理の便利ポイント

TODOリストの活用

「年に数回稀に行う手続きはフローを忘れがちですが、ToDoリストがあるので再確認することができます。書類の提出等のタスク管理にも利用しています」

在留更新アラート機能

「弊社では外国人を雇用しているので、在留カード情報を登録しておくと在留期間更新アラートがくるので便利です」

https://jobcan-lms.zendesk.com/hc/article_attachments/360001673051/mceclip16.png

人事異動履歴

「弊社では人事異動・昇給等がクォーターごとに発生するので、人事異動履歴の機能を使い管理しています。最初に、組織情報設定に情報を登録する作業は大変でしたが、現在は履歴管理が非常に楽になっています」

カスタマイズ項目

「弊社ではカスタマイズ項目機能を使い、4つの項目を独自に作成しています。まず1つ目が、雇用契約書・退職願の保管項目です。現在紙締結していますが、それをPDFファイルに変換し、添付しています。2つ目が、個人メモ項目です。引っ越しや扶養変動等の忘れていけない内容をメモとして登録しています。3つ目がセキュリティーカードのナンバーを控える項目です。従業員がセキュリティカードを紛失してしまったような場合に、すぐ対応できるようにしています。4つ目が、社用携帯の電話番号の項目です。」

電子申請に苦戦、簡便な提出を求めて

「ジョブカン労務管理導入前は、自分で電子申請しようと色々試みるものの、管轄省庁も複数存在し、手続きの複雑さに挫折しました。一度、ジョブカン労務管理では電子申請できない手続きを電子申請する必要があり、なんとか自力で実施しましたが、何を添付すればいいのかアナウンスもなく、申請が正しく行えているのかも分からず非常に難しかったです。」

「ジョブカン労務管理は、e-GovとAPI連携できると知って導入しました。被保険者資格取得届・喪失届はジョブカン労務管理から電子申請しています。また、ジョブカン給与計算と連携し、算定基礎届・賞与支払届・月額変更届も電子申請しています」

ジョブカンシリーズ導入の流れ

現在、ジョブカン採用管理以外のすべてのジョブカンシリーズをご導入いただいている株式会社impactTV様。約1年間の中で、5シリーズを順にご導入いただきました。

①2018年10月15日 ジョブカン勤怠管理導入
②2019年1月1日 ジョブカン経費精算・ワークフロー導入
③2019年3月16日 ジョブカン給与計算導入
④2019年8月1日 ジョブカン労務管理導入

導入後の効果

「ジョブカン導入前は給与計算4日間かかっていましたが、現在は半日に短縮できています。費用対効果は非常に感じています。こういったシステムの導入は、社員の協力があってものだと思いますが、社員の負担も軽減できるので是非導入を検討していただければと思います。」

株式会社imapctTVhttps://impacttv.co.jp/
商号:株式会社impactTV(Impact  HD GROUP【東証マザーズ:6067】)
本社所在地:〒150-0002 東京都渋谷区渋谷2-12-19 東建インターナショナルビル 6階 
設立:1986年7月30日
資本金 :359,698,376円(2019年1月現在)
従業員数:33名(2020年1月現在)

事業内容:デジタルサイネージを中心とした店頭販促トータルソリューションの提供 (企画、製造、販売、運用支援、マーケティング分析)

商品事例:AI検温サイネージ、タッチサイネージの接客ツール、顔認証入室システム等

ジョブカン労務管理ユーザーコミュニティとは

ジョブカン労務管理ユーザーコミュニティは、上記目的のために作られました。

今後も、今回のようなユーザー会を定期開催する予定です。また、より密に交流できるようなオンラインコミュニティも設立に向け準備中です。

もしこれを期にユーザー会にご興味を持たれたご担当者様は、是非今後開催されるユーザー会にご参加ください!

ジョブカン通信 編集部