離職票とは?その役割と手続き対応について

離職票とは?その役割と手続き対応について

従業員が退職する際に、発行をお願いされることのある「離職票」。
本記事では、その役割と、対応方法についてまとめています。

社会保険手続きに必要な書類を自動作成、電子申請できるシステムを使えば、より工数削減も可能になります。

目次
  1. 離職票とは?
    1. ①原本(専用用紙)に手書きで入力したものを直接提出
    2. ②専用用紙以外の印刷物で直接提出
    3. ③電子申請(e-Gov経由)

離職票とは?

雇用保険被保険者離職票(以下、離職票)とは、退職者が失業給付金を申請する際に必要となる書類です。

退職者から「離職票はいらない」旨の申し出がない限りは、資格喪失届に離職証明書を添えて提出しなければなりません。
※退職者が59歳以上の場合は、本人が希望する・しないにかかわらず作成する必要があります。

離職票は下記図のような流れで行います。

ハローワークに、離職証明書を提出、その後会社に離職票に届き、退職者に送付という流れです。

雇用保険被保険者資格喪失届および離職証明書をハローワークに提出する際には3パターンの提出方法があります。

①原本(専用用紙)に手書きで入力したものを直接提出
②専用用紙以外の印刷物で直接提出
電子申請(e-Gov経由)

それぞれの提出方法の留意点と、退職者に送付する際の注意点も併せて確認しましょう。

①原本(専用用紙)に手書きで入力したものを直接提出

「離職証明書」の原本は3枚1組の複写式で、1枚目が事業主控え、2枚目がハローワーク提出用、3枚目が退職者用(離職票ー2)となっています。

離職証明書の用紙は専用用紙を使用するので、オンラインでダウンロードして入手することはできません。直接ハローワークに取りに行く必要があります。
郵送での取り寄せができるかどうかは管轄のハローワークに直接お問い合わせください。

なお、ジョブカン労務管理のToDoリストでは帳票のプレビューをご確認いただけますので、そちらを参考に書き写していただくと簡単に作成可能です。

◆離職票の従業員送付時のポイント

原本提出にてハローワークへ提出した場合、ハローワークで受理された原本を従業員に渡すことになります。(3枚1組のうちの、退職者用の1枚を付与)

②専用用紙以外の印刷物で直接提出

離職証明書は専用用紙での提出が必須ですが、事前にハローワークで「印刷物による届出の承認申請」を行っていれば、専用用紙以外の印刷物でも提出可能になります。これにより、手書きの手間を大幅に削減できるので、オススメの方法です。※全国のハローワークで対応可能

つまり、この申請を行っておくと、ジョブカン労務管理のような、帳票を自動作成してくれるツールで作成された書類を印刷してそのまま提出することが可能になります。

ジョブカン労務管理の場合、その利用手順は下記の通りです。

1.事前に管轄のハローワークで、独自書式による届出の申請
※申請方法については、管轄のハローワークにお問い合わせくださいませ

2. ToDoリストの「関連書類」の【雇用保険被保険者離職証明書】をクリック

https://jobcan-lms.zendesk.com/hc/article_attachments/360022081232/mceclip0.png

3. 右上の「印刷」から出力し、ハローワークに提出

https://jobcan-lms.zendesk.com/hc/article_attachments/360022070191/mceclip1.png

※1~4まですべての用紙を印刷してご提出ください。
4枚目を添付し忘れると、印刷物での提出が受理されませんのでご注意くださいませ。

◆離職票の従業員送付時のポイント

印刷物にてハローワークへ提出した場合、ハローワークで受理された印刷物を従業員にお渡しいただく事になります。ハローワークの受理印のないものを従業員側に交付しても法的効力を持つ書類とはなりませんので、ジョブカン労務管理等のマイページで従業員側に交付し、それをプリントアウトしたものは利用できません。

③電子申請(e-Gov経由)

雇用保険の資格喪失届は電子申請が可能で、資格喪失届の提出と同時に離職票を提出することも可能です。ジョブカン労務管理のように、社会保険手続きをデジタル化できるシステムの中には、そういった電子申請をAPI連携を使い、より簡単に行うことが可能になっています。

ジョブカン労務管理の場合、その利用手順は下記の通りです。

1.左メニュー「進行中の手続き」から退社の手続きを行う該当従業員をクリックし、ToDoリストの「電子申請の設定をする」をクリック 

https://jobcan-lms.zendesk.com/hc/article_attachments/360022070991/mceclip8.png

2. 雇用保険被保険者資格喪失届(離職票あり)を選択します。

https://jobcan-lms.zendesk.com/hc/article_attachments/360022070471/mceclip5.png

3. 必要項目を入力し、「申請準備」をします。
(帳票名をクリックするとプレビュー画面になり、編集可能です)

https://jobcan-lms.zendesk.com/hc/article_attachments/360022081532/mceclip6.png

4. ToDoリスト内の「一覧から詳細を確認」、または左メニュー「電子申請一覧」からステータスの「申請準備中」をクリック電子申請に続きます。

https://jobcan-lms.zendesk.com/hc/article_attachments/360022081592/mceclip7.png

◆離職票の従業員送付時のポイント

電子申請にて、受理された場合、ジョブカン上に公文書としてデータの共有がされます。

公文書の中から被保険者通知用のPDFを取り出していただき、従業員カスタマイズ項目で作成いただいた項目にアップロードしていただくことでジョブカン上で共有していただくことが可能です。今抱えていらっしゃる離職票に関する業務を電子申請と従業員へのデータ共有で工数削減いただけると思います。

ハローワークで受理された、書類は上記の赤い囲みの箇所から確認してダウンロードできます。

アップロード後に従業員本人のマイページのイメージ

※ジョブカン労務管理で電子申請を利用する場合の注意点
雇用保険の喪失届と同時手続きしか対応していないため、喪失届とは別のタイミングで離職票だけ電子申請することはできません。(例:退職時に離職票不要といわれて喪失届だけで手続きしたが、あとから離職票発行してと言われた場合など)

以上、離職票の役割と手続き対応のまとめでした。
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ジョブカン通信 編集部