【経営者向け】クラウド化を考えたらまず!

【経営者向け】クラウド化を考えたらまず!

「これからはペーパーレス化!効率化して無駄なコストをカットしましょう!」
「契約書にハンコを押すのはもうおしまい!クラウド契約書!」

…なんだか最近テレビの広告も、YouTubeの広告も、電車の車内広告も 「クラウド」という言葉を聞くことが急に増えたと感じませんか?

そう、勤怠管理・労務管理も例外ではありません。

タイムカードによる日々の打刻や年末調整についてもペーパーレスでできるんです。(詳しくは、【老舗企業の元労務担当が語る】クラウド化したらこんなにラク!をご覧くださいね)

目次
  1. クラウドサービスを利用するメリット
  2. よくある「導入失敗」例
  3. 導入コストと手間を最小限にするポイント

クラウドサービスを利用するメリット

クラウドサービスを利用する理由として、下記にあげるようなメリットがありますね。

● サーバーなどのメンテナンスコストの削減
● ペーパーレス化の実現
●時間・場所を選はない(リモートワークもしやすくなります)
●リアルタイムに状況把握できる
●経営管理に必要な数値が容易に取り出せる

―――いろいろメリットがありそうだし、やってみるかあ。
―――補助金や助成金も使いながらお得にIT導入を進めていけないかな。IT導入補助金とか聞いたことぐらいはあるし。
―――…良く分からないけど、とりあえずうちも従業員に調べさせてみるかあ。

待ってください!

ふわ~っとしたアイディアのままにIT化を推し進めると、たいてい大失敗に終わります。

よくある「導入失敗」例

満を持してシステムを導入を決意したものの、以下のような、つまづきのポイントでプロジェクト自体が止まってしまっているというような悲しいご相談もかなり多いです。

●いったい何から始めてどう進めたらいいかわからない
●漠然とシステム導入を進めてしまい、本来の目的を見失ってしまった
●導入しても、なかなか稼働できない
●社内対応(クレーム)ばかりに手がかかる
●結局そのまま、うやむやに・・

IT・クラウドは魔法ではありません。

よさそうなものを選んで、導入すれば、ハイOK!というシロモノでは決してないことをここで強調しておきたいと思います。

導入コストと手間を最小限にするポイント

例えば、給与計算、有給休暇の管理、年末調整、人事評価、賞与計算、社会保険手続き…一つひとつの会社ごとにバラバラな労務管理を、●● というクラウドサービスでシンプルに完全自動化!というのは、ほとんどありえないんです。

ですので、どういうサービスの組み合わせが御社にとって最適なのかということをゼロから丁寧に考えていかなけれはなりません。

自社にマッチしないシステムを選んでしまったり、データ移管作業をしっかりできないままに進めると、かえって運用後にコストがかかることになってしまい逆効果です。

具体的には、システムの自動計算とは別に手集計でやらなけれはならないことが増えたり、使い方を覚えたり他の従業員に周知するまでに時間がかかってしまったり…これらはすべて担当者の負担になってしまいます。

もっと怖いのは最初のシステム設定を間違えていると、ご自身の知らないところで賃金未払い問題が起きていたり、もらえるはずの助成金にも影響があったりするという点です。

残業や有給休暇に関しては、法律を遵守していないと罰則もあります(働き方改革ですね)ので、慎重すぎることはありません。かといって、ITに詳しい労務担当者というのはどこの職場にいるというものでもありませんよね。

社労士事務所の皆様であっても、労務知識・経験が多く、さらにITにまで明るいという人はなかなか見つけるのが難しいという現状があります。

ないものはどこかから調達しなけれはならない…となると、現在在籍しているスタッフの教育か、または即戦力になるスタッフを新たに採用することが想定されます。

しかしながらどちらをとるにしても、かかる時間とコストが膨れてしまいます。

こんなときにはいっそ、導入から運用までの推進プロジェクトをまるごとアウトソーシングしてしまいましょう。クラウドサービスの導入支援をしている会社やサービスを活用するのです。コストも手間も最小化することができます。

例えば、「クラウドサービスの導入支援・運用サポート」と「士業事務所向けのITコンサルティング」を行う、弊社、株式会社TECODesign(テコデザイン)。導入工数の大部分をアウトソースしていただくことができます。

自社内ですべて設定した場合と比較すると、導入作業をアウトソースした場合、150時間の削減に成功しています(株式会社TECODesignの実績を元に、100人規模の企業を想定)。弊社では全てセットで提供しております。

①クラウド化する前の業務の棚卸し
②システム選定
③業務フローの見直し
④データの登録代行
⑤働き方改革対応の数値管理
⑥従業員さん皆様に対する説明会

メンバーはもともとクラウド化の経験や、労務経験豊富なメンバーばかりです。導入前から運用後のサポートまでを安心してお任せ頂けると思います。

要するにITと労務の両方の専門家なのです。

助成金・補助金に強い社労士さんとのネットワークもありますので、御社にぴったりのご提案が可能です。

まずは無料オンライン相談会で御社の状況をヒアリングさせていただきます。

ぜひお気軽にお申し込みください。
※株式会社TECODesign(テコデザイン) はジョブカンの認定アドバイザーです。

杉野 愼

株式会社TECO Design | 杉野 愼

クラウド勤怠、クラウド給与の設定、データ移行、利用方法サポートまでサポートさせていただいております。
また、ジョブカンシリーズに合わせた業務フローの改善、見直しのお手伝いもサポートさせていただいております。
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