【老舗企業の元労務担当が語る】クラウド化したらこんなにラク!

【老舗企業の元労務担当が語る】クラウド化したらこんなにラク!

TECO Designのよしべえです。

今日は代表の杉野に代わり、より実務的な視点を交え執筆させていただきます!

わたくし実は、某企業の給与計算担当をしていた経験があります。給与計算、各種人事労務手続き等、ありとあらゆる人事総務の業務に携わっていました。

そして現在はご縁があり、TECO Designで導入支援先の企業様が各種クラウドサービスを使い始めるための、プロダクトサポートのお仕事をしています。ゼロからはじめて運用されるまで、クラウド化のプロセスをこの手で実際に操作しながら、さまざまなメリットを感じています。

何を今更と思われるかもしれませんが、今回は改めて勤怠管理・給与計算をクラウド化することのメリットを考えてみましょう。

具体的な例をご覧いただければ、クラウド運用を始めた後の御社をよりイメージしやすくなると思いますので、自分が当時給与計算担当者として勤務していた時の業務を思い出しながら、書いてみます。

目次
  1. ■クラウド化メリット①労働実態のリアルタイム把握
  2. ■クラウド化メリット②有給休暇の管理 
  3. ■クラウド化メリット③煩雑な集計、申請業務からの脱却
  4. ■クラウド化メリット④ペーパーレスの実現
  5. ■クラウド化メリット⑤脱属人化
  6. ■クラウド化メリット⑥リモートワークの実現
  7. ■おわりに

■クラウド化メリット①労働実態のリアルタイム把握

働き方改革関連法案により、企業には従業員の働き方、実態を管理・把握し、長時間労働を低減させることが求められています。

また、勤怠管理は各従業員の給料、生産性または健康状態にも直結する、経営上で重要な管理項目のひとつです。締め日以降に集計結果を出すのでは遅すぎますし、従業員本人も「現時点で自分がどれだけ働いているか」を把握しながら日々働くことが大事です。

【具体的には】

クラウド化しておくと…

  • 人事担当者は、締め日を待たず、チェックした時点で1人1人の従業員の労働時間が通算何時間になっているか分かります。
  • 従業員も自分のマイページ上で自分の労働時間を随時把握できます。
  • 上司ももちろん、自分の部署の労働時間を把握できるので、適切な勤怠管理に繋がります。

■クラウド化メリット②有給休暇の管理 

柔軟な自動付与ルール設定により、有給休暇管理を自動化できます。

2019年4月から、働き方改革法案が施行され、すべての会社で、年間10日以上の有休がある労働者については、会社側が最低5日の有休を消化させなければなりません。こういった管理もスムーズに、間違いなく行えます。

【具体的には】

クラウド化しておくと…

  • 従業員が各自で有休残日数を確認できるので、個別の有休残日数等の問い合わせはなくなります。
  • もちろん上司も、自分の部署の有休残日数等をリアルタイムで把握できるので、適切な勤怠管理に繋がります。

■クラウド化メリット③煩雑な集計、申請業務からの脱却

毎月の給与計算という、締め切りがタイトかつ、間違いの許されない仕事をこなしながら、労働保険年度申告、住民税の更新、定時決定、年末調整業務、賞与計算など、年間を通して大事な書類を作成し続けなければいけない給与担当者。減らせる負担はとことん減らしましょう!

【具体的には】

クラウド化しておくと…

  • 手書きやEXCELのタイムカード、手書きの残業申請用紙を手作業で入力、集計していませんか?手書きタイムカードの文字が読み取れなくて何度も確認の電話をしていました。残業申請用紙のチェック、PCへの入力もかなりの労力でした。打刻・集計、クラウドなら手作業は必要ありません。格段にミスが少なくなり、作業効率が大きく向上します。手作業に取られていた時間を、本当に必要なチェックにまわせます。
  • 勤怠・給与締めの期間、担当者は残業して当たりまえ、になっていませんか?残業なしで勤怠・給与締めの期間を乗り越えることは夢ではありません!
  • 給与事務に関するほとんどの申請書類(年末調整、労働保険の年度更新、算定基礎届、住民税更新等)が、PC操作で一瞬で作成できます。電子申請が可能ですので、窓口へわざわざ出向いたり、郵送の準備をしなくても申請できます。 
  • 給与担当者の仕事の負担は確実に減ります!勤怠・給与締めの日は毎月何があっても休めないどころか残業続き、と給与担当者を追い詰めてはいませんか?

■クラウド化メリット④ペーパーレスの実現

結果として、クラウド化を進めることは、脱ペーパーを推進していくことになります。そうです、オフィスが身軽になってゆきます。

【具体的には】

クラウド化しておくと…

  • 給与明細は、個人にメール配信されweb上で確認できます。プリンタで印刷、裁断、メモを封入等に時間と労力、諸経費を費やしていませんか?紙の明細書でないともらった気がしない、というお話をたまにお聞きしますが、この時代、現金でないともらった気がしない、というのと同じではないでしょうか。
  • 想定外の災害が多い昨今、給与台帳等の重要書類が水没等で閲覧できなくなってしまう事例が多く聞かれます。もし流されて紛失してしまったら?クラウド化しておけば、書類やデータの紛失・破損のリスクは心配ありません。
  • 労働基準法や国税通則法で保管が定められている給与事務書類の管理、「きちんと」できていますか?かび臭い倉庫で、毎年廃棄書類を必死になって探したり、監査が入ることになって慌てて書類をかき集めた記憶があります…書類の保管のためだけに莫大な家賃を払っておられる事業者様もいらっしゃるのではないでしょうか。クラウド化しておけば、倉庫は必要ありませんし、必要な時に必要な書類をすぐに、もちろん清潔な状態で閲覧できます。

■クラウド化メリット⑤脱属人化

勤怠や給与計算に関する独自ルール、上司も全くお手上げの、給与担当者しかわからない特殊なルールはありませんか?

属人化とは、ある業務を特定の人が担当し、その人にしかやり方がわからない状態になることを意味する表現です。プライバシー性の高い給与を扱う担当者は、まさに属人化しやすい存在と言えるでしょう。

綱渡りのように危うい、特殊な計算の連続のプレッシャー、一人でミスの許されない給与計算をする孤独から、担当者を解き放ってください!

【具体的には】

クラウド化しておくと…

  • 給与計算クラウドに適用しない、就業規則にも載っていないような独自ルールは、まずこれからの時代にはおススメできません。クラウドへの移行過程で、(クラウドへ適用させるために)ほとんどのローカルルールを整理することができます。
  • クラウドを使用した給与計算の流れは、とてもシンプルです。今までは、計算が終了した給与台帳をパラパラめくるだけだった上司の皆さんも、ログインさえできれば、計算事務の進捗状況を確認できます。
  • 法令の改正や保険料率・税率の変更も、最新の制度に準拠するようソフトを自動アップデートしてくれていますので、担当者が変更通知を見落としたなんてミスも心配いりません。

入社してずっと給与事務を担ってきてくれたまじめなE子さん(30歳)。結婚、出産後も仕事を続けてくれていましたが、突然退職したいと申し出がありました。話を聞いてみると、仕事を続けたい気持ちはあるが、給与計算と子育ての両立が厳しいとのこと。よくお聞きする話です…。

会社もE子さんも助けられる方法、それがクラウド化、脱属人化です。

■クラウド化メリット⑥リモートワークの実現

新型コロナウイルス感染症拡大防止のため、最近注目されている在宅勤務やリモートワーク。給与事務はさすがに出社しないと仕事にならないのでは、と思われるかもしれません。しかし、これからのwithコロナ時代、リモートワークへの移行は確実に進むと考えられます。そして、コロナ第二波、第三波がいつ来るかは誰にもわかりません…。

クラウドには、会社のデスクに据え付けておくようなハードウェアは必要ありません。セキュリティの整ったインターネット環境さえあれば、PC一つでどこでも仕事ができます。今回のコロナ禍のような突発的な状況でも、勤務を継続することができます。

勤怠締めや給与計算、振込業務は、ペーパーレス・クラウド化しておけば、自宅でも作業可能になるでしょう。なぜなら、私自身が完全リモートワークでそういった仕事をしているからです。必要に応じて、リモートワークに対応できる仕事とそうでない仕事を整理しておけば、これからの新しい時代に即した対応ができるのではないでしょうか。

■おわりに

その他にも、クラウド化にはメリットがたくさん。例えば、クラウドはハードウェアの調達不要で、提供されるサービスを利用するだけですので、比較的低コストで運用できます。

また、給与計算で扱うデータは、個人情報を含む重要な機密情報です。取り扱いにはしっかりとしたセキュリティが求められます。クラウドサービスは、これに対応する十分なセキュリティを提供しています。さらに、スマートフォンやタブレットなどからも簡単に利用できます。勤怠管理機能も含まれている場合、出勤や退社時刻を入力することもできるのです。

いかがでしたか?ぜひ、現在のご自身の給与計算事務と比較していただき、クラウドを導入されることを強くおススメします!

杉野 愼

株式会社TECO Design | 杉野 愼

クラウド勤怠、クラウド給与の設定、データ移行、利用方法サポートまでサポートさせていただいております。
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