【テレワーク制度設計の手引き】中小企業で導入すべき「本質的」なテレワークとは?

【テレワーク制度設計の手引き】中小企業で導入すべき「本質的」なテレワークとは?

2020年7月22日に、みらいコンサルティンググループ様とジョブカンで、「中小企業が行うべき”本質的な”テレワークとは?」というタイトルでセミナーを共催致しました。

本セミナーは3回連続講義となっており、22日は第1回目として、テレワーク導入のポイントをご紹介。実際に人事労務担当者の方がアクションに落とし込めるような具体的な粒感でお話いただき、非常にご好評いただいた回となりました。

働き方改革に加え、新型コロナウイルスの影響でも、非常に注目されているテレワーク。メディアでも、日々その在り方が議論されていますよね。導入するためには様々な課題があり、制度の立案から運用まで、人事労務担当者様は非常に頭を悩ませているのではないでしょうか。

例えば、

・リモートで働くための環境整備は、会社が負担するべき?
・きちんと社員が働いているか、信用できない。
・社内でもリモート勤務ができる社員とできない社員がいて、不公平感がぬぐえない…
・テレワークに対して役員層の理解がない! 

などなど…。

セミナーでは、社会保険労務士である藤崎氏に、実際にあったテレワーク導入の成功例・失敗例なども交え、テレワーク導入のポイントをお話いただきました。

目次
  1. これからのテレワークは会社次第~withコロナを経て~
    1. 【テレワークのメリット】
    2. 【テレワークのデメリット】
    3. 【テレワークミスマッチポイント】
  2. テレワーク導入の手引き
    1. 【テレワークの検討事項】
    2. テレワークに関するよくある質問
  3. テレワークの活用事例
  4. テレワークの失敗事例

これからのテレワークは会社次第~withコロナを経て~

緊急事態宣言の要請を受け「マスト」であったテレワークは、現在アフターコロナの状況下において、「キャン」に変わり、会社の方針によって実施するかどうか、選択が自由なものに変化しています。

マストで実施しなければいけなかった時には、テレワークに関する課題にも目をつぶってなんとか実施していた企業様も多かったと思いますが、今後はより自社に適した形でテレワークを実施していく必要があります。

アフターコロナのテレワークを検討するにあたり、「マスト」期間に得た、テレワークに関する気づきを振り返ってみましょう。

テレワークを実施してみたことで、そのポジティブな側面と課題が改めて浮き彫りになったような状況です。生産性や、コミュニケーションについては、会社や個々人によってポジティブにも、ネガティブにも作用したようです。

では、そのような気づきを経て、今後のテレワークはどのように進めるべきでしょうか。

アフターコロナにおいては、テレワークの継続や制度設計は会社次第だが、テレワークを希望する社員も増える!

アフターコロナにおいては、無理にテレワークを継続する必要はありませんし、実施内容も会社に合わせて運用できます。

一方で、テレワークの可否を入社条件とする求職者が増えたり、テレワークの制度が社員満足度に繋がるなど、「会社としての魅力づけ」の条件にテレワークが含まれることが増えています。

改めてテレワークのメリットとデメリットを振り返りましょう。

【テレワークのメリット】

<to会社>
・オフィスの縮小
・多様な社員の確保
・コスト削減(交通費など)
・業務見直しによる生産性向上

<to社員>
・移動時間減(痛勤の回避)
・家事・育児等との両立
・業務に集中しやすい

【テレワークのデメリット】

<to会社>
・人材マネジメントの煩雑化
・IT設備投資(脱ハンコ・セキュリティなど)
・テレワークできない職種との公平性
・情報・コミュニケーションの希薄化

<to社員>
・コミュニケーション不足
・就業(通信)環境設備の不足
・オンオフの切り替え
・TV会議疲れ・ストレス
・情報漏えいリスク

メリットを強く感じられる会社と、逆にデメリットを多く感じる会社が存在するのではないかと思います。セミナーでは、ずばり、こんな会社はテレワークに向いていない、という特徴も挙げていただきました。

【テレワークミスマッチポイント】

・細かな労務管理がしたい
・社員が単独で仕事を進められない
・IT設備が遅れており生産性が低くなる
・社員同士の信頼関係が構築されていない

故に、テレワークする社員を信じられない、疑心暗鬼になってしまう会社は、テレワークに向いていないと言えるでしょう。

自社の仕事内容・風土・価値観・社員スキル・IT環境などを踏まえて「そのテレワークは本質的に導入すべきか?」を考え、テレワークの導入を検討してみてください。

テレワーク導入の手引き

セミナーの後半では、具体的なテレワーク導入までの準備方法もお話いただきました。

【テレワークの検討事項】

テレワークは、まず
①上記の検討事項について内容を固め
②社員への説明
③運用状況の確認・修正
という流れで進みます。

テレワーク実施スタンスは大きく2種類に分けられます。

①社員に推進する
②一定条件を満たした社員のみ許可する

まずはこのスタンスを決める事で、上記の具体的な検討項目についても、社員がテレワークできるよう会社としてできる限り支援できる内容とするか、利用条件・ルールなどに重点をおいた内容とするか、方針が定まります。

テレワークに関するよくある質問

Q.テレワークできない社員から不満が。どう対応すればいいですか?

A.店舗勤務・工場勤務などテレワークができない社員に対しては、代替措置により、公平性に配慮するケースがあります。

(例)
・勤務シフト決定にあたり、本人の希望をできる限り取り入れるよう配慮
・有給休暇の連続取得など、メリハリのある就業制度

テレワーク社員であっても、仕事に対する成果・会社への貢献は変わりません。会社としてのテレワークに関する姿勢・方針について、テレワーク対象外となる社員に対してもメッセージを発信することが重要です。

Q.テレワーク中に仕事をしているか不安です。

A.テレワーク中であっても労働時間を管理する必要があることから、始業・終業・休憩時間・時間外労働などは把握する必要がありますが、勤務実態を過剰に管理する方法については、会社・社員ともに負担も多く、業務への集中を妨げる可能性もありますので、細かい管理は望ましくありません。

今後は、仕事の中身・プロセスより社員が任せられた仕事に対する結果を評価する方法へ人事評価を変更するべきです(ジョブ型人事制度)。

勤務に虚偽があった場合や明らかに生産性が低い社員については、テレワークの対象外とすることも可能です。

Q.テレワーク規程って必要?

A.テレワークも労働条件の一部であることから、就業規則に明示することが必要です。社員にテレワークに関するルールを明示し、適切に運用するうえでもテレワーク規程は必要です。

就業規則に追加することも可能ですが、就業規則とは別に「テレワーク規程」を定める方法でも問題ありません。

具体的な就業規則は厚生労働省の「テレワークモデル就業規則~作成の手引き~」24ページ以降を参照ください(https://www.tw-sodan.jp/dl_pdf/16.pdf)。

セミナーの最後には、実際に社労士として経験したテレワークの成功談・失敗談もご紹介いただきました。

テレワークの活用事例

テレワークの失敗事例

以上、セミナーのポイントをまとめてレポートさせていただきました。

セミナーでは、「無理にテレワークを導入する必要はない」というお話に、目から鱗だったというご参加者様もいらっしゃいました。

テレワーク導入が推し進められている時世ではありますが、きちんと会社・従業員共に、本質的にメリットを感じられる形で導入したいですよね。

是非こちらの記事を参考に、テレワークの導入・見直しをご検討ください。

ジョブカン通信 編集部