「働き方改革」が叫ばれる現在。法律が改正され、残業時間に罰則付きの上限が追加されても、業務量は変わらず…。

それどころか、労働時間削減・非正規の賃金アップ・有給消化率アップ・人手不足など課題がいっぱい。「何とかしなきゃとは思いつつ、どこに課題があるのか、何から手をつけたらいいか分からない…」という方も多いのでは？

そこで今回の記事では、残業時間を減らして業務の生産性も上げる方法についてご説明します。まず残業時間を減らすには、

1．現状の把握　－残業時間の見える化
2．現状の改善　－残業の原因の分析

が必要です。具体的な方法について見ていきましょう。

残業時間の見える化

残業時間の削減にはまず、「誰がいつ、どれくらい残業をしているのかを把握する」=「残業時間の見える化」を行うことが必要です。

そのためには、勤怠管理を適切に行い、時間外労働状況を把握する必要があります。

勤怠管理はまだExcel（エクセル）やタイムカードを使って行われることが多いですよね。しかし、従業員が数十人以上になると、適切な勤怠管理や時間外労働状況の把握が難しくなります。

そこで検討されるのが、勤怠管理システムです。勤怠管理システムには、大きく分けてオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。

オンプレミス型とは自社施設内にシステム機器（サーバ等）を設置して運用を行うことをいい、クラウド型とは通信ネットワークを通じて、外部の設備を利用して運用を行うことをいいます。

それぞれのメリット・デメリットは下表の通りです。

今すぐ低コストで「残業時間を削減したい」という方には、クラウド型勤怠管理システムの導入でがおすすめです。

機能としては、例えば弊社のジョブカン勤怠管理には、

・勤怠打刻
・労働時間集計
・残業/休暇申請
・有休管理
・アラート機能
・シフト作成
・工数管理

などがあります。

2020年4月から中小企業にも適用される「時間外労働の上限規制」にも対応しています。まず、従業員の時間外労働の状況を一覧で確認できます。

時間外労働が法律の上限である月45時間または年360時間を超えた場合や、新36協定基準を超えた従業員は、色で警告が表示されます。

年・月・週単位で時間外労働時間を参照できるほか、基準を超える可能性のある従業員と管理者に、メールで通知が送れます。

このように残業時間の見える化で現状をしっかりと把握することで、残業の原因を分析し、改善できるようになります。

残業の原因の分析　

残業の原因を調べるには、さまざまな情報を使って分析を行うことが重要です。

例えば工数管理データや部署ごとの残業時間の推移を知ることで、どんな作業に時間がかかっているのか、どこの部署がいつ忙しいのかが分かります。

現状だと、そういった分析はExcelで行うのが一般的です。しかし、Excelを使うとなると、次のような問題が想起されます。

• ピボットテーブルや複雑な関数を使った表の作成・・
• データの同時編集ができない・・
• 重くて固まるシートや属人化の問題・・

これらの問題は、ジョブカン新サービスAppsの利用で解決できます。

・ピボットテーブルや複雑な関数を使った表の作成・・
→ドラッグ＆ドロップで簡単にシートを作成！

・データの同時編集ができない＆固まる・・
→クラウドサービスだから複数人でサクサク編集できる！

・引継ぎの際の属人化の問題・・
→関数がないから、誰にでも見やすく分かりやすい！

ジョブカンAppsなら、不必要な作業や待ち時間なく、次のような分析が行っていただけます。

• 部署や役職、時期ごとの残業時間の可視化
• 長期間での残業傾向の把握・分析
• 工数管理のデータや売上のデータに紐づいた残業時間分析

ジョブカンシリーズをご利用の場合は、各種のデータ連携も簡単です。そして分析の結果、例えばこんな判断ができるようになります。

・残業時間レポートを参照
去年と比べて、この部署の残業時間が増えてる・・
なんでだろう？
↓
・工数管理データ、売上の推移を見る
新施策をたくさん実施して、ひとりひとりの業務量が増えたのか！
そういえば、売上も去年に比べて徐々に上がっているな
↓
・人員の調整
じゃあ、人を増員した方がいいかも
逆にゆとりがありそうな部署はどこだろう？
・
・
・
・結果の報告
じゃあ、あの部署からこの部署へ人を異動させた方がよさそうだな。
調べた結果を上長に報告しよう！
→クラウド上で簡単に共有

現場の業務改善もAppsで

また、ジョブカンAppsなら豊富な業務アプリがいくつでも自由に使えるので幅広い業種・職種で現場の業務改善が可能です。

営業なら・・

・案件管理
・契約書管理
・ToDo管理　など

総務・人事なら・・

・社員名簿
・採用進捗管理
・FAQ　など

その他、日報管理や在庫管理などさまざまな業務に使っていただける約40種のアプリのテンプレートをご用意しております。

皆様のご要望に応じて、テンプレートは続々追加される予定です。プログラミング知識なしで自分に合ったアプリを作成・カスタマイズすることも可能です。

作業レベルの仕事をできるだけ少なくして、重要な判断にリソースを割けるようになるジョブカンAppsなら、無理なく御社に合わせた「働き方改革」が実現できます。