使わない日はない、といっても過言ではないExcel（エクセル）。
数字の集計やグラフ化、データ分析で活躍するツールですが、
一方で次のような不便を感じることはないでしょうか？

・マクロによる属人化
・同時に複数人で編集ができない
・データの上書きや消去が起こりやすい
・他のシートやシステムからの転記・集計作業が面倒
・ファイルの最新版が見つからない

このようなことでお悩みの方に、
本記事では、業務のクラウドアプリ化による情報の共有・一元管理の方法をご紹介します。

業務の「アプリ化」ってどういうこと？

「アプリ化」とは、さまざまな管理業務を「クラウド上でデータベース化」することです。

クラウド上でデータを管理することにより、インターネットを通じて作業ができますので、紙の管理問題やエクセルの共有問題から解放されることになります。
さらに、自宅のパソコンやタブレットからもデータを閲覧できるため、テレワークなどの勤務形態にも対応可能です。
また、データベース化により、散らばっていた情報が一覧化され、簡単に検索や分析ができるようになります。
このように、業務を「アプリ化」することによって、情報共有や煩わしい管理業務を大幅に効率化することができます。

Excelの限界とアプリ化によるメリット

具体的に「アプリ化」がExcelの課題をどのように解決するのかご説明します。

①Excel職人による「誰にもメンテできないすごいシート」
　計算式やマクロを組み込めば、更に便利になるExcel。
　しかし作成者にしか仕組みが分からないため、メンテナンスや引継ぎが大変・・。

⇒アプリ化すると・・
　プログラミング知識なしで誰でも直感的にアプリを作成・編集できるから属人化せず、
メンテナンスや引継ぎも簡単！

②複数データ集計時の「無限コピー＆ペースト」
　取り扱うデータの数が多くなれば多くなるほど、
　コピー＆ペーストや、関数を使った作業が多くなり非効率に。

⇒アプリ化すると・・
　アプリやジョブカンシリーズと自動でデータ連携できるから、
　転記・集計作業にかかる時間を大幅削減！

③複数人でデータ編集・・「重い＆そもそも開かない」
　共有ファイルを開いたら「編集のためロックされています」というメッセージ・・。
同時編集をオンにしても、複数人でファイルを開くと、重くて作業が進まない事態に。

⇒アプリ化すると・・
　いつでもどこからでもデータに即時アクセス！
　外出先からの日報提出や大容量データの複数人同時編集で、
　不要な「移動」や「待ち」の時間を減らせます。

④情報探して三千里・・「どのシートが正しいの？」
　誰でも簡単にシートを作成できるため、シートが乱立・・。
　その結果、本当に重要な情報が埋もれてしまうことも。

⇒アプリ化すると・・
　散らばった情報をアプリで一元管理！
　データ検索やソートで必要な情報にすぐたどり着けます。

⑤急いでいるときほど起こる「リンク切れエラー」
　ハイパーリンクをつないでファイルへのアクセスを簡単にしようとしても、
　リンク先のファイルは移動・削除していないにも関わらずリンク切れ・・。

⇒アプリ化すると
　アプリ連携で、必要な項目をそのまま連携先アプリに組み込めるので、
　リンク切れが起こらず、より高度な複数アプリ間連携が可能に！

また、脱Excelといえばスプレッドシートを思い浮かべますが、勝手にフォーマットを編集される、複数データをまたがった集約作業ができない、データが増えると動作が重くなってしまう、ファイルが散乱するなどのデメリットも。

こういった問題も、全てアプリ化によって解決できます。

ここまでアプリ化のメリットをお話してきましたが、これを実現しようとすると、外注するにしても自社でプログラミングするにしても時間やお金がかかりすぎますよね。

そこでここからは、ノープログラミングでいくつでもアプリを作成＆活用できる、弊社の新サービスをご紹介いたします。

新サービス「ジョブカンApps」の３つの特長

①豊富なアプリが使い放題
契約書、人事評価、社員情報、日報などの管理用プリセットアプリを30種類以上ご用意しております。自社の運用に合わせて、誰でも簡単にカスタマイズ可能なため、導入してすぐに業務改善を始められます。もちろん、一からアプリをお作りいただくことも可能です。

②Excelからの移行もカンタン
ジョブカンAppsでは、今お使いのExcelシートをCSV形式で簡単に取り込むことが可能です。
取り込んだExcelのシートは、ジョブカンAppsのアプリとして整形され、それぞれの項目ごとに細かく設定していただくことも可能です。

③ジョブカン連携でさらに便利
ジョブカンのデータをExcelで自社に合わせたフォーマットで見られるように加工したり、さまざまな分析や管理にジョブカンシリーズのデータを項目単位で利用できます。
連携には、データを利用したいアプリ上で連携項目を選ぶだけなので、転記や加工の作業は必要なくなります。

アプリはいくつ使っても、1ユーザ月額700円。外注や自社開発に比べてはるかに安く、現場で業務改善が行えます。
最初は管理部門数人のみ利用し、従業員情報などを一元管理する運用も可能です。

ぜひこの機会に、ジョブカンAppsをご検討ください！